Por que os sistemas de entrada digital proporcionam uma recepção surpreendentemente acolhedora
As interações profissionais estão cada vez mais comuns no mundo digital. Com as ferramentas de colaboração, por exemplo, colegas que trabalham em casa podem se conectar, sistemas de análise de dados usam as tecnologias de aprendizado de máquina (ML) e inteligência artificial (IA) para personalizar as jornadas online dos clientes, enquanto centros de atendimento ao cliente usam bots automatizados para responder às solicitações.
Diante desse cenário, outra interação digital dá um salto à frente: agora é a vez do acesso gerenciado ao local de trabalho com segurança digital. Este blog explora como as mais recentes ofertas de gerenciamento de acesso digital podem auxiliar as empresas regidas por questões de conformidade a adotar uma solução inteligente que simplifique e proteja o acesso para colaboradores, prestadores de serviços e visitantes
Como eliminar problemas na recepção
Neste novo cenário de trabalho híbrido, colaboradores, visitantes e prestadores de serviços continuam em busca de uma experiência de entrada que seja acolhedora, inteligente e autêntica, como em qualquer recepção ou portaria tradicional. Mas a verdade é que não é nada fácil automatizar essa função entre tantos locais (movimentados, remotos e sem atendimento presencial) e tantos cenários (colaboradores, convidados e prestadores de serviços), sem deixar de lado as diretivas dinâmicas de regulamentação e saúde e sem perder a resposta emocional que temos ao interagir com seres humanos. Os serviços de recepção na entrada de um estabelecimento comercial movimentado variam muito. Entre os mais frequentes, no entanto, estão a verificação de documentos e o registro de entrada e saída de pessoas no edifício.
Olá, meu nome é SAM, o porteiro digital. Guiarei você em nosso sistema Smart Access Management.
Eu gerencio o acesso e o controle de visitantes das empresas em um mundo de trabalho híbrido. Como tenho as chaves digitais de todos os locais e sistemas, consigo gerenciar quem entra e quem sai. Estou sempre conectado e consigo fornecer uma visualização orientada por dados e em tempo real das pessoas, dos visitantes e dos prestadores de serviços sempre que for necessário.
SAM seu porteiro digital Pitney Bowes
Os procedimentos da recepção comum apresentam muitas falhas. Por exemplo, visitantes de vários estabelecimentos movimentados (principalmente aqueles que abrigam diversas empresas) podem primeiro ter de registrar o próprio acesso na recepção. Em horários de pico, pode haver gargalos e atrasos. Sem falar que os livros de registro de visitantes colocam em risco a privacidade dos dados. Informações como nomes dos visitantes e suas empresas, participantes da reunião, hora e data da visita e registro de veículos podem ficar expostas por longos períodos para que qualquer observador as leia. E talvez o mais importante: uma experiência insatisfatória na recepção, seja por atrasos, dúvidas sobre a privacidade dos dados ou só por uma primeira impressão ruim, pode acarretar a perda de negócios.
A automação promove experiências positivas para os visitantes
Os mais recentes e avançados sistemas de gerenciamento de visitantes podem ajudar a reduzir significativamente o risco de isso acontecer. Com eles, as empresas podem, por exemplo, disponibilizar os serviços de recepção online para que os visitantes façam, eles mesmos, seus agendamentos antecipadamente. Isso ajuda a garantir que todos os visitantes terceirizados externos confirmem seus compromissos por meio de um registro central. O visitante pode imprimir seu crachá em casa ou em uma impressora no local (às vezes, por leitura sem contato de um código QR em um sistema de entrada sem atendimento presencial). Também é possível enviar instruções relacionadas à segurança, documentos com assinatura digital ou comprovantes de saúde obrigatórios, como um teste de COVID negativo. Proporcionar esse toque pessoal em todos os aspectos da visita pode parecer tão acolhedor e envolvente para o visitante quanto o sorriso gentil de uma pessoa. Além disso, os colaboradores da recepção têm mais tempo para receber os convidados que chegam.
Esse mesmo sentimento positivo também se estende aos colaboradores. Todas as pessoas ficam protegidas, sabendo que estão em um ambiente seguro onde ninguém entra sem a autorização específica de um colega ou do RH. O sistema fornece aos gerentes visibilidade em tempo real do status de acesso do visitante, de números totais no edifício e de qualquer informação de conformidade ou verificação de saúde para proporcionar uma experiência de apoio e receptividade aos visitantes. Em suma, nos dois últimos anos, o trabalho híbrido e o aumento da digitalização vêm andando lado a lado. Nessa nova forma de trabalho, visitantes, colaboradores e prestadores de serviços precisam registrar suas entradas e saídas nos edifícios comerciais de maneira irregular e, por questões de segurança e conformidade, sempre com o conhecimento e o controle totais da empresa. Os novos sistemas digitais de gerenciamento de visitantes podem proporcionar uma experiência positiva e acolhedora, fornecendo aos gerentes uma visão completa em tempo real de todas as entradas e saídas para que todas as pessoas presentes sejam sempre contabilizadas.