Gerentes de instalações

O desafio

Fazíamos reuniões e eventos grandes nos diferentes locais onde atuamos, o que começou a se tornar muito desafiador e extremamente difícil de administrar. Todos os convidados precisavam fazer um pré-cadastro antes de chegar e, dependendo do visitante, era necessário fazer upload de alguns documentos para autorizar a entrada.

O processo de captura dos documentos necessários acontecia por e-mail, então descobrimos que era quase impossível gerenciar a visualização de todos os vídeos de segurança do local.

Como todos os documentos/certificações são salvos em nosso servidor local, era muito difícil rastrear, armazenar ou recuperar documentos essenciais, caso precisássemos conferir ou autorizar a entrada.

Como o SAM ajudou

Graças ao SAM, tudo isso ficou no passado, porque podemos fazer o pré-cadastro e a integração de todos os convidados de forma rápida e fácil, enviando a eles mensagens de boas-vindas e informações com base no tipo ou na função do visitante. Eles recebem informações claras sobre o que fazer antes de comparecer, e todos os documentos são gerenciados e capturados pelo SAM, o que torna tudo mais simples e mais seguro para nós.

Todos os documentos são capturados e salvos no perfil do visitante e permanecem arquivados em nosso portal personalizado para acesso futuro. O SAM nos dá a confiança de termos todas as certificações necessárias capturadas e de que os vídeos de integração foram assistidos, confirmados e registrados antes da entrada no edifício. Assim, podemos nos concentrar na visita em si e na promoção de experiências melhores e mais acolhedoras.

E, como agora é possível publicar códigos QR para os visitantes aprovados, todo o processo de boas-vindas é extremamente profissional. Basta que os visitantes façam a leitura de seus códigos na chegada para sabermos exatamente quem eles são, o horário de sua chegada e os locais que eles têm permissão para acessar. Com essa visibilidade em tempo real, sempre sabemos onde os visitantes estão e podemos nos planejar para receber qualquer tipo de visitante de forma simples, rápida e fácil.

O desafio

Nossos recepcionistas recebiam os convidados que chegavam e notificavam os colaboradores, que iam até a recepção para encontrá-los. Isso ficou mais complexo à medida que o volume de convidados começou a aumentar, consumindo muito tempo da equipe e aumentando a carga administrativa.

Com essa sobrecarga da equipe, descobrimos que os dados eram frequentemente capturados de forma incorreta, o que afetava a experiência dos colaboradores, que achavam que não tinham as ferramentas digitais certas para trabalhar. A questão de saúde e segurança era outro desafio, pois o livro de registros de entrada manual não nos fornecia o detalhamento e a precisão dos dados de que precisávamos.

Como o SAM ajudou

Desde que implementamos o SAM, criamos fluxos de trabalho exclusivos e específicos para os diferentes tipos de visitantes. Esses fluxos de trabalho são criados com base em requisitos específicos e alinhados a políticas/processos de negócios, permitindo o atendimento apropriado de todos os nossos colaboradores e visitantes.

Na chegada, os colaboradores recebem uma notificação por e-mail e SMS de que o visitante entrou no prédio. Agora, nosso Active Directory nos permite fazer a sincronização para que as listas de colaboradores estejam atualizadas e todos tenham um ambiente seguro e acolhedor.

No caso de uma simulação de incêndio, agora não precisamos de livros de registro manuais. Podemos acessar o portal do SAM por um dispositivo móvel para obter informações em tempo real sobre quem está no local e fazer a evacuação dos colaboradores com eficiência e segurança. O SAM ainda conta com um recurso adicional, que é o quadro de trabalho digital. Por ele, os recepcionistas e as equipes das instalações têm visibilidade de quem está trabalhando ativamente no local com uma visão em tempo real.

O desafio

Costumávamos usar sistemas separados de gerenciamento de visitantes para todos os nossos locais, o que não atendia aos nossos requisitos cada vez mais complexos. Quando passamos a convidar mais visitantes, a solução que tínhamos começou a parecer muito restritiva, sem a flexibilidade necessária para criar fluxos de trabalho personalizados condizentes com os tipos de visitantes.

Capturar os dados certos é fundamental para proteger nossos negócios e, para isso, precisamos de um sistema confiável para registrar as informações necessárias e os documentos complexos. Também precisávamos encontrar uma solução que fosse totalmente personalizada de acordo com as nossas necessidades, processos de negócios e regulamentações de conformidade. O sistema antigo tinha limitações na forma como podíamos usar as telas na área da recepção para exibir mensagens importantes, o que acabava prejudicando a experiência do visitante e nos impedindo de exibir informações essenciais.

Como o SAM ajudou

Desde que migramos para o SAM, temos muito mais flexibilidade e controle. Agora, temos vários fluxos de trabalho personalizados para cada tipo de convidado que acessa nossas dependências. Com isso, podemos capturar mais ou menos informações necessárias dos vários tipos de convidados. Assim, temos visibilidade e controle totais a partir de um único local, que todos os integrantes da equipe acessam, e conseguimos simplificar e modernizar muito a experiência dos convidados para que eles tenham uma primeira impressão mais acolhedora.

Com as telas personalizadas do totem do SAM, podemos exibir qualquer tipo de mensagem, como de saúde e segurança ou de boas-vindas, em todas as saídas e entradas do edifício. E todos os nossos totens também exibem um alerta que pode enviar uma mensagem de notificação aos usuários designados quando um visitante precisa de ajuda ou suporte. Conseguimos ter mais proatividade e agilidade, atender às necessidades dos visitantes em tempo real e oferecer a eles a melhor experiência possível.

O desafio

Como gerentes de RH, temos prestadores de serviços regularmente presentes em todos os nossos locais. Precisamos que eles façam check-in e check-out em cada um desses locais sem perdermos a visibilidade total de cada local que eles visitam. Também precisamos de uma visão em tempo real de todos os visitantes do local e de nossos próprios colaboradores a partir de um único local centralizado.

Como todos os novos prestadores de serviços passam pela integração antes de entrar no prédio, essas informações precisam ser registradas, capturadas e arquivadas para referência futura, o que se torna um verdadeiro desafio, porque o grande número de prestadores que visitam vários locais gera não só complexidade, mas também requisitos significativos de carga de trabalho e captura de dados.

Como o SAM ajudou

Desde que passamos a usar o SAM, podemos fazer o check-in, registrar e monitorar facilmente todos os prestadores de serviços em todos os locais onde atuamos. O SAM simplifica o registro, a captura e o arquivamento de qualquer tipo de visitante para referência futura e, agora, todos esses dados são extraídos com segurança para outros sistemas de back-end para oferecer mais visibilidade e clareza.

Nossos prestadores de serviços agora passam pela integração antes de visitar o local e têm um portal da Web exclusivo para fazer o login e o upload de qualquer documento ou certificação necessários. E podemos até definir regras com base no tipo de convidado que registramos para que os vídeos de integração sejam assistidos antes da chegada ao local, garantindo que nossas políticas exclusivas sejam atendidas. O SAM foi um divisor de águas. Agora, podemos ter certeza de que os nossos prestadores de serviços atenderão aos requisitos de saúde e segurança e terão autorização para estar no local. Toda a experiência fica mais acolhedora e rápida, pois eles recebem um código QR exclusivo para acessar o edifício, o que simplifica todo o processo.

Com o SAM, também recebemos uma notificação imediata no caso de acesso negado a algum prestador de serviços. Nossa equipe também recebe informações sobre o motivo do acesso negado antes mesmo da chegada ao local. Com isso, temos muito mais proatividade e agilidade porque, como tudo reside em uma única plataforma, fica mais fácil proteger nossas pessoas e nossos locais.