Pourquoi mettre en place un Plan de Continuité d’Activité numérique en 2025

L’accélération de la transformation numérique, amorcée ces dernières années, a profondément modifié les modes de fonctionnement des entreprises. La digitalisation a transformé les processus, les interactions client, les outils internes. Elle rend l’entreprise plus agile… mais aussi plus dépendante de son système d’information. En 2025, les interruptions d’activité ne se limitent plus aux catastrophes naturelles ou aux cyberattaques spectaculaires (bien que les dérèglements climatiques, politiques et économiques deviennent des risques majeurs). Plus couramment, une panne de serveur, une erreur humaine ou une rupture dans la chaîne documentaire peuvent suffire à paralyser une entreprise. Dans un contexte de digitalisation accélérée et de dépendance croissante aux flux numériques, investir dans un Plan de Continuité d’Activité (PCA) n’est plus une option. C’est un levier stratégique pour garantir la résilience, la productivité et la confiance des clients. Aujourd’hui, digitaliser sans sécuriser, c’est comme construire une maison sans fondations. C’est dangereux. C’est pourquoi, le PCA numérique devient un pilier essentiel de la stratégie digitale des entreprises.

Les objectifs d’un plan de continuité d’activité numérique

La mise en place d’un plan de continuité d’activité (PCA), incluant un plan de continuité informatique (PCI) robuste, devient un levier stratégique incontournable pour assurer la résilience des entreprises face aux aléas. L’objectif principal de sa mise en place est de faire redémarrer l’activité du SI le plus rapidement possible. Notamment pour minimiser la perte de données des entreprises et de leurs clients. Et ce, quel que soit leur secteur ou leur taille. Aujourd’hui plus que jamais, les risques sont élevés. Toute interruption des systèmes d’information (SI) d’une entreprise peut avoir des répercussions majeures sur son activité,sa réputation et sa pérennité en impactant la relation client et/ou en générant des pertes financières considérables. Il s’agit donc de :

1. Réduire les temps d’interruption (via le RTO – Recovery Time Objective) pour minimiser l’impact d’un incident sur l’activité de l’entreprise.

Plus il est court, plus vous pourrez reprendre vos opérations rapidement après un sinistre, une panne ou une attaque. C’est donc moins de pertes financières, moins de perturbations pour vos équipes, et moins de frustration pour vos clients. CQFD. Dans un environnement économique où chaque minute d’inactivité peut se traduire en perte de chiffre d'affaires, réduire le RTO permet de protéger la performance, la réputation et la continuité des services essentiels.

2. Assurer la continuité de service pour les utilisateurs internes comme externes pour garantir une expérience fluide, même en cas de perturbation.

Côté interne, cela permet à vos équipes de continuer à travailler efficacement, sans blocage d’accès aux outils, aux données ou aux processus métiers. Un service RH qui ne peut plus gérer les fiches de paie, ou une équipe commerciale qui perd l’accès au CRM, ce sont des chaînes entières d’activité qui se grippent. Et c’est votre activité entière qui est mise à mal. Côté client, une interruption de service, même brève, peut vite engendrer de la frustration, une perte de confiance, voire un désengagement. Dans un monde ultra-connecté, les attentes sont élevées : les utilisateurs veulent des services accessibles partout, tout le temps, fiables et réactifs. Si ce n’est pas avec vous, ce sera avec un autre. Les consommateurs ne peuvent ( veulent ?) plus prendre le temps d’attendre. Un bon plan de continuité d’activité numérique permet donc de limiter les impacts visibles, d’éviter les remontées négatives (avis, plaintes, insatisfaction) et de préserver la qualité de l’expérience utilisateur, même en situation de crise.

3. Préserver la conformité réglementaire et la réputation de l’entreprise.

Un enjeu majeur dans un contexte où les obligations légales et les attentes sociétales augmentent sans cesse. En cas d’incident numérique, les entreprises peuvent rapidement se retrouver en infraction, notamment vis-à-vis du RGPD, des réglementations sectorielles (finance, santé, administration…) ou des normes ISO liées à la sécurité et à la continuité d’activité. L’absence de mesures préventives ou de dispositifs de rétablissement rapides peut être perçue comme une négligence, avec des conséquences juridiques et financières importantes.

Mais au-delà du risque légal, c’est aussi, et surtout, la réputation de l’entreprise qui est en jeu. Une entreprise qui démontre sa capacité à gérer l’imprévu, à rebondir rapidement, voire à prévenir les pannes, renforce sa crédibilité et inspire confiance.

La continuité numérique, un levier de performance

Vous l’aurez compris, un PCA ne se résume pas à une simple sauvegarde de données. Il s'agit d’une approche globale qui vise à garantir la disponibilité des services critiques, la fluidité des communications internes et externes, et la préservation des processus métiers clés, même en cas d'incident majeur. Le PCA numérique, pour être efficace, doit s’intégrer parfaitement à la culture d’entreprise. Il ne doit pas être un document oublié dans un tiroir mais doit s’intégrer à une culture de gestion des risques partagée par les métiers, les RH, la direction et la DSI. Il s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue, avec une vision systémique de la résilience numérique. Qu’il s’agisse d’une PME ou d’un grand groupe, la capacité à assurer la continuité des opérations repose désormais sur une infrastructure numérique fiable et agile. La perte ou l’indisponibilité d’un document stratégique, d’un circuit de validation ou d’une correspondance client peut impacter l’ensemble de l’organisation. C’est pourquoi les entreprises se tournent de plus en plus vers des solutions éprouvées, capables d’assurer la disponibilité des informations critiques et la fluidité des échanges, même en cas de perturbation majeure. Pour cause, la continuité numérique est synonyme de compétitivité, voire de différenciation. Une entreprise capable de redémarrer rapidement en cas de crise garde son avantage concurrentiel et la confiance de ses partenaires.

Aussi, les exigences réglementaires évoluent. De nombreuses normes (ISO 22301, ISO 27001/27002, ISO 24762) incitent à renforcer la résilience des systèmes. Certaines filières imposent même une preuve d’audit régulier du PCI. Dans ce contexte, les entreprises doivent pouvoir s'appuyer sur des solutions robustes, flexibles et éprouvées. C’est précisément là que les expertises de Pitney Bowes prennent tout leur sens.

1.La gestion électronique de documents : garantir l’accès aux informations critiques, partout et tout le temps

Les interruptions de service nuisent à la relation client, au bon fonctionnement des équipes et à la crédibilité de l’entreprise. Grâce à l’externalisation du courrier et à la gestion électronique des documents (GED), il devient possible de maintenir vos échanges même en cas de crise. En centralisant les documents dans un espace numérique sécurisé et structuré, elle permet :

• un accès rapide et maîtrisé aux documents, même en télétravail ou en cas de fermeture physique des locaux,
• une traçabilité complète des échanges et des modifications,
• une conservation conforme aux obligations réglementaires.

En cas d’incident, la GED permet une reprise rapide des opérations en évitant les pertes de données et en assurant la continuité des circuits de validation. C’est un moyen de fluidifier les processus internes tout en renforçant la gouvernance documentaire.

2. L’externalisation du courrier : continuer à communiquer, quoi qu’il arrive

Le courrier papier reste un canal incontournable pour de nombreuses entreprises (secteur public, banques, assurances, santé, etc.). Mais sa gestion en interne représente une source de vulnérabilité en cas de crise : fermeture de site, absence de personnel, matériel indisponible... En externalisant la gestion du courrier, les entreprises peuvent garantir la continuité de leurs envois (factures, relances, courriers réglementaires), tout en réduisant leurs coûts opérationnels. Le tout avec un haut niveau de traçabilité et une intégration fluide avec les systèmes d’information internes. Résultat : les clients reçoivent leurs courriers à temps, les délais sont tenus, et l’activité continue, même en période de tension.

3. L’automatisation des processus métier : accélérer la reprise, sécuriser les opérations

Un PCA efficace ne se contente pas de réagir à la crise : il permet de minimiser les interruptions et de revenir à un fonctionnement normal le plus rapidement possible. C’est là que l’automatisation entre en jeu. Grâce aux solutions de Pitney Bowes, les entreprises peuvent déployer des workflows intelligents, capables de :

• déclencher automatiquement des tâches en cas d’incident (redirection des flux, notifications, validation à distance),
• réduire la dépendance aux ressources humaines en automatisant les opérations récurrentes,
• sécuriser les étapes critiques des processus (facturation, signature, archivage...).

En réduisant les frictions et en augmentant la réactivité, l’automatisation permet d’absorber les aléas avec souplesse, sans compromettre la qualité de service.

Le Plan de continuité d’activité numérique : un enjeu de compétitivité et de conformité

La transformation numérique des entreprises, en 2025, est totalement liée à leur capacité à résister aux crises. Le PCA est devenu, en parallèle de cette transformation numérique, un marqueur de maturité numérique et de responsabilité opérationnelle. Il ne s’agit plus seulement de limiter les pertes, il faut aussi renforcer la confiance des partenaires, clients et collaborateurs dans la capacité de l’entreprise à maintenir son activité, quoiqu’il arrive. Le plan de continuité d’activité numérique n’est plus réservé aux grands groupes ou aux DSI très matures. Il devient une priorité stratégique pour toute organisation, quelle que soit sa taille ou son secteur. Dirigeants, ne laissez pas une panne ou une cyberattaque décider du sort de votre entreprise. Un PCA numérique bien pensé, aligné sur vos enjeux métier et vos capacités d’investissement, est le meilleur rempart face à l’incertitude. Envie de faire de la continuité d’activité un levier de performance pour votre entreprise ? Les équipes Pitney Bowes vous accompagnent à chaque étape pour concevoir une stratégie adaptée à vos enjeux métiers et à votre réalité opérationnelle.