Plus de rapidité et de précision grâce à la mise sous pli

Le coût de l'imprécision : comment dépasser les inefficacités opérationnelles grâce aux systèmes de mise sous pli

Pour les entreprises qui envoient chaque jour de nombreux courriers, transactionnels ou marketing, la vitesse de traitement est un facteur important qui leur permet de s'assurer que les accords contractuels sur les niveaux de services sont respectés et dépassés. Cependant, quel est l’intérêt d’un centre de traitement du courrier rapide, mais imprécis ? Chaque enveloppe envoyée doit atteindre le bon destinataire. Si la personne en bout de chaîne n'est pas la bonne, vous risquez de vous confronter à des plaintes de clients ainsi qu’à des problèmes opérationnels et de conformité.

Prenons l’exemple d’un client qui reçoit une offre de vente additionnelle au nom d'un autre client. Cette erreur pourrait vous faire perdre une opportunité commerciale et affecter une de vos relations client. Un prospect ne donnera probablement pas de seconde chance à un expéditeur qui se trompe d'adresse et les clients n'apprécient pas d’être « juste un numéro ». Cela pourrait être plus grave si un relevé de compte ou un bilan de santé privé est envoyé à la mauvaise personne puisque votre entreprise violerait ainsi de nombreuses réglementations sur la sécurité et la vie privée et encourrait de graves sanctions.

Selon Lynda L. Hansen, responsable du service marketing chez Pitney Bowes, l'une des conséquences souvent négligées de ce traitement imprécis est le coût de renvoi des courriers.

« Ces erreurs coûtent du temps et de l'énergie, car il faut retraiter et renvoyer les courriers », déclare Mme Hansen. « L'efficacité opérationnelle et la performance sont impactées dans leur ensemble, ce qui vous fait perdre de l'argent. »

Ce risque est tout aussi présent dans les centres de courrier qui utilisent des solutions de mise sous pli ultrarapides. Certains systèmes ultrarapides sont en cause, car ils n'offrent pas de suivi solide ni de manipulation fiable, compliquant ainsi la détection des erreurs.

« Dans bien des situations, les systèmes traitent à grande vitesse mais finalement, le rendement réel, c'est-à-dire les éléments traités de façon précise, est bien inférieur au coût de la main-d'œuvre ou des matériaux », explique Mme Hansen. « De plus, le retraitement des courriers prend un temps important. »

Finalement, les entreprises ont besoin de trouver le bon équilibre entre vitesse et précision, afin d'optimiser leur productivité et leur excellence opérationnelle. Les systèmes automatisés de mise sous pli de Pitney Bowes répondent à cette attente et offrent trois avantages majeurs pour vos opérations postales :

01. Un traitement du courrier complexe plus intelligent

Votre entreprise envoie différents types de courriers à ses clients. Des relevés de comptes aux données très sensibles, en passant par les factures et les documents promotionnels, le contenu varie en volume, format, objectif et destination. Comment vous assurez-vous que le courrier a été traité avec précision, tout en ayant une rentabilité maximum ?

Avoir la bonne solution complète et appropriée peut faire toute la différence. Par exemple, une solution de mise sous pli à haut niveau d'intégrité de Pitney Bowes peut traiter les courriers à des vitesses différentes (entre 10 000 et 26 000 cycles par heure). Ainsi, le plus haut niveau de productivité pour cette application est optimisé.

Alors que d'autres systèmes peuvent ralentir la cadence de traitement pour assurer la précision, les solutions Pitney Bowes maintiennent l'intégrité du processus sans compromettre une productivité élevée. Des fonctionnalités de manipulation avancées et de suivi précis vous permettent de traiter des applications hautement complexes à une vitesse élevée et notamment celles qui incluent des sources multiples et de nombreuses exigences correspondantes. Grâce à une sélection et un alignement intelligents, les courriers transactionnels ne sont pas mélangés avec le publipostage. De plus, des facteurs tels que le nombre de pages variables sont pris en compte et l'ajustement pour corrections réduit instantanément les erreurs.

02. Une efficacité opérationnelle améliorée

Le passage d'anciens systèmes de mise sous pli à des systèmes modernes permet d'atteindre de nouveaux niveaux de productivité et d'excellence opérationnelle et fait ainsi une grande différence.

L'automatisation de la configuration assure des résultats cohérents et pérennes, écarte les risques d'erreurs humaines pendant la préparation et simplifie les changements afin de réduire les temps d'arrêt. Les nouveaux systèmes assurent également une manipulation fiable avec détection du biais dynamique, afin de garder le système en fonctionnement et de réduire le bourrage, l'attente et les problèmes. De plus, en mesurant le rendement par heure de travail, les systèmes de mise sous pli modernes vous permettent un suivi précis des coûts de production par élément.

Avec un système de mise sous pli efficace, vous obtiendrez un rendement plus rapide et plus élevé, tout en maintenant (voire, en réduisant) les coûts de production. Les solutions de mise sous pli Pitney Bowes sont 20 % plus performantes que les systèmes traditionnels. Vous pouvez ainsi mieux gérer le personnel au sein de la zone de travail et redistribuer les ressources à d'autres applications.

Les systèmes modulaires de mise sous pli s'appuient sur les dernières technologies de traitement, tout en vous aidant à gérer les coûts d'investissement. Plutôt que de réorganiser entièrement votre centre de courrier, vous pouvez rapidement et facilement l'améliorer de manière peu contraignante pour votre chiffre d'affaires.

03. Une communication client attractive              

Avec le bon système de mise sous pli, vous pouvez améliorer la qualité et l'attrait de vos communications client. Vous pouvez en effet tirer profit de campagnes de publipostage convaincantes, qui allient contenu personnalisé et messages colorés sur chaque enveloppe. Cette démarche est idéale pour améliorer l'engagement client sur des campagnes de ventes croisées ciblées.

Ces avantages peuvent être obtenus sans compromettre l'efficacité opérationnelle ou la précision. Les solutions Pitney Bowes vous permettent de personnaliser et de rendre pertinent chaque courrier, à un niveau de qualité, de précision et de productivité que vous ne pourriez atteindre avec d'autres systèmes.

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