5 bonnes raisons de changer votre système d'affranchissement

Les systèmes d’affranchissement se développent rapidement en profitant de l’évolution sans précédent des technologies d’entreprise.

Autrefois, une entreprise se contentait d’acheter et d’installer simplement un système d’expédition,  selon Tom Ryan, directeur du marketing produit, SMB Mailing & Global Solutions chez Pitney Bowes. Les entreprises voyaient les systèmes d'affranchissement comme un produit banal réalisant seulement une tâche spécifique pour l’envoi de courrier.

Aujourd’hui, les systèmes d'affranchissement ont beaucoup évolué et offrent une gamme complète de services comme l’affranchissement, le pliage, l'insertion voire le suivi et la comptabilité. Ces fonctions sont optimisées avec des capacités temps réel par le biais de la connectivité internet.

Qu'en est-il de votre système d'affranchissement ? Est-il capable de ces fonctions, ou est-il tout simplement trop lent, trop limité ou trop déconnecté?

Voici comment relever les cinq défis communs à toutes les solutions d’envoi:

1. Traitement lent des courriers et des colis

Aujourd’hui les envois express et/ou en 24h sont fréquents et les entreprises qui traitent du courrier ou des colis doivent respecter ces délais très courts. Les processus manuels répondent difficilement à ce besoin.

Seule la technologie d’affranchissement peut relever ce challenge en automatisant certaines parties du processus de traitement du courrier, comme l’empileur automatique ou les plieuses. Vous pouvez ainsi consacrer votre temps libre à autre chose.

La vitesse de traitement dépend aussi bien de la machine que de la capacité de votre système d'affranchissement à se connecter à Internet.  Une connexion trop lente et/ou une indisponibilité de votre ligne téléphonique peuvent fortement impacter la mise à jour des tarifs postaux ainsi que la production. Avec une connexion numérique à haute vitesse, les entreprises n’ont plus à se soucier des connexions lentes, interrompues ou de mises à jour manquées.

2. Difficulté à gérer des volumes additionnels imprévus

La vitesse de traitement est un autre élément critique. « Le volume de courrier était autrefois très prévisible, nous annonce Ryan. Vous pouviez chiffrer un certain nombre de plis à traiter et les envoyer à la même heure et le même jour de chaque semaine. Ce n’est plus le cas aujourd'hui. »

Les entreprises sont aujourd'hui confrontées à des événements inattendus nécessitant une communication clients immédiate. Il est crucial que votre technologie puisse soutenir cette réactivité.

Pour assurer d’importants volumes de courrier et gérer différents formats et épaisseurs d’enveloppes, il est indispensable de posséder la technologie adéquate pour un traitement rapide, précis et économique.

3. Processus complexe

Pensez à toutes les étapes nécessaires à l'envoi du courrier et des colis : la création, le pliage, l'insertion, le collage, l'affranchissement, le suivi et la comptabilité. Si vos équipements d’envoi de courrier n’est pas en mesure d'intégrer toutes ces étapes, vos employés devront gérer une complexité supplémentaire.

La moindre erreur survenant sur l’une des étapes du processus d’envoi de courrier et colis, retarde votre courrier. Les répercussions sont d’autant plus importantes pour les entreprises modernes. Comme Ryan le souligne, « Moins vous envoyez de courrier, plus important est celui qu’il vous reste à gérer”. Vous avez surement migré certaines de vos communications clients à l'email, laissant les éléments les plus critiques et générateurs de revenus comme les factures, par exemple – au courrier traditionnel. Une facture non livrée est une facture impayée et non rentable.

De plus, plus vos processus sont manuels, plus l’intégrité  de votre courrier est mise à mal. Ceci devient particulièrement critique dans certains secteurs tels que le juridique ou la santé, où la sécurité n’est tout simplement pas une option, mais une obligation. Plus il y a d’étapes dans le processus d’envoi de courrier et colis plus le risque d’erreur sur vos documents sensibles est important. C’est pourquoi "Vous voulez limiter le nombre de mains qui interagissent avec votre courrier.” Comme nous le souligne Peter Binder, Responsable marketing produit monde chez Pitney Bowes.

4. Données inexploitées

Les clients sont de plus en plus exigeants et ne se contentent plus d’un seul type de courrier avec le même message générique.

Pour une efficacité garantie les entreprises optent pour la personnalisation de leur courrier en intégrant différents types de données dans leurs processus d'envoi– comme le contenu des envois, les dépenses mais aussi la traçabilité des expéditions individuelles, selon Ryan. Avec les machines à affranchir de Pitney Bowes et le service Inview, toutes les données peuvent être interconnectées à travers chaque étape du processus d’envoi, permettant aux entreprises de les utiliser à des fins prédictives.

5. Courriers peu attrayants

Imaginez la pile de courrier d’un de vos clients étalé sur une table. Comment votre courrier se démarque-t-il?

Afin d’éviter que vos communications ne soient jetées avant même d’être lues, il est crucial de vous  démarquer. Une touche de couleur ou des images peuvent faire la différence. Les destinataires seront 69% plus susceptibles d'ouvrir un courrier avec de la couleur qu’un courrier sans objet ni logo.

L’ajout d’un simple message en couleur personnalisé (comme un “Joyeuses fêtes ”), une photo ou un logo à votre courrier rend vos communications plus attractives et motive votre destinataire à ouvrir votre enveloppe, nous explique Peter Binder Responsable marketing produit monde pour Pitney Bowes

Votre processus de traitement des courriers et colis ne répond plus à vos besoins ? Optez pour nos nouvelles solutions ou pour une mise à jour de votre système. Pour en savoir plus, consultez notre gamme complète de machines à affranchir et de systèmes numériques d’envoi de courrier et colis.