Acht Tipps für den optimalen Hybridpost-Anbieter

Rechtssicher, vertraulich, schnell und einfach: Mit Hybridpost legen Unternehmen und Poststellen den Versand physischer Briefe in die Hände von Experten. Wer sich dafür entscheidet, den Versand von Unterlagen, Verträgen, Werbebriefen und Co. durch einen externen Partner digitalisieren zu lassen, sollte sich dessen Angebot genau anschauen: Passen die Leistungen und die Konditionen zu den eigenen Bedürfnissen? Wie sieht es in Sachen Sicherheit aus? Worauf es bei der Auswahl eines Hybridpost-Anbieters wirklich ankommt.

Mit Hybridpost sparen Unternehmen Zeit, Ressourcen und Kosten. Das Prinzip dahinter: Dokumente werden nicht mehr inhouse auf den Postweg gebracht, sondern über einen Hybridpost-Anbieter, der sowohl den Ausdruck als auch die Kuvertierung, Frankierung und den Versand übernimmt. Der Vorgang wird digital ausgelöst, sodass weite Teile der Ausgangspost nicht mehr Aufwand benötigen als einen Klick. Bei der Suche nach einem Hybridpost-Partner ist Vergleichen angesagt – und zwar vor allem in den folgenden Punkten:

1. Umfang des Angebots

Hybridpost gelangt auf verschiedene Weisen zum Empfänger. Der physische Versand ist ebenso möglich wie eine Portallösung, in der Dokumente digital zum Download bereitstehen und nach einer definierten Frist versendet werden. Auch eine vollständig digitale und dabei rechtssichere Zustellung ist möglich. Idealerweise bietet der Hybridpost-Partner viele Sendungsoptionen an, sodass Dokumente auf unterschiedlichen Wegen zu den Adressaten gelangen, angepasst an den Typ, den Inhalt oder die Kundenwünsche.

2. Dokument- und Versandoptionen

Normal- oder Großbrief, Express-Zustellung oder klassischer Versand: Viele Postsendungen erfordern spezielle Porto- oder Zustellungsoptionen. Die Hybridpost-Lösung sollte diese abbilden.

3. Sicherheit und Datenschutz

Hybridpost-Anbieter verarbeiten zum Teil persönliche und sensible Daten. Pitney Bowes erfüllt sämtliche Vorgaben der DSGVO und bietet darüber hinaus Features wie eine End-to-End-Verschlüsselung für die lückenlose Datensicherheit. So bleiben vertrauliche Informationen dort, wo sie hingehören und Datendiebe haben keine Chance.

Schon gewusst? Bei Pitney Bowes erfolgt der gesamte Hybridpost-Workflow automatisiert, digital und damit ohne menschliches Zutun. So bleiben die Inhalte der Dokumente streng vertraulich.

4. Integration in die bestehende IT-Infrastruktur

Klick und weg – so einfach kann Hybridpost sein. Optimalen Komfort beim Anstoßen des digitalen Versands gewährleisten Anbieter, deren Lösung sich nahtlos in die vorhandene IT einbinden lässt. Dann lassen sich Unterlagen praktisch vollständig automatisiert versenden. Auch die Implementierung sollte reibungslos möglich sein. Pitney Bowes setzt etwa auf eine webbasierte Lösung, die innerhalb kurzer Zeit einsatzbereit ist.

5. Support-Optionen und Erreichbarkeit

Schnelle Hilfe im Ernstfall: Neben telefonischem und E-Mail-Support sind Chat-Funktionen praktisch, um Fehler schnell aufzudecken und zu beheben. Ein Remote-Support beschleunigt die Fehleridentifizierung und -behebung bei spezifischen Problemen und Fragen. So ist eine hohe Ausfallsicherheit gewährleistet – und damit auch ein reibungsloser Post-Workflow, bei dem Unternehmen sicher sein können, dass auch terminrelevante Sendungen stets fristgerecht beim Empfänger eintreffen.

6. Kostentransparenz

Transparente Kosten sind für Unternehmen ein wichtiger Faktor, der in die Entscheidung für eine Hybridpost-Lösung einfließt. Komplettpakete sorgen für finanzielle Planbarkeit. Gut zu wissen: Die Digitalisierung des Postausgangs spart ohnehin Verbrauchsmaterialien, Ressourcen und damit Kosten. Die Auslagerung des Postausgangs ist damit praktisch immer ein Sparfaktor.

7. Individuelle Angebote und Branchen-Lösungen

Jedes Unternehmen und jede Branche hat andere Anforderungen und Bedürfnisse. Die optimale Hybridpost-Lösung ist daher immer individuell zugeschnitten. So bietet sich etwa für die Bereitstellung von Versicherungsunterlagen oder Jahresrechnungen eine Portallösung an, während Verträge oder auch Werbebriefe per physischer Post zum Kunden gelangen. Pitney Bowes bietet verschiedene branchenspezifische Lösungen, etwa für den Healthcare-Bereich oder für die Verwaltung.

8. Nachhaltigkeit

Hybridpost ist von Haus aus nachhaltig: Mit einer Portallösung fallen weder Emissionen für den Versandweg noch Papier an, zugleich gelangen Dokumente rechtssicher und vertraulich zum Adressaten. Auch der Postversand lässt sich umweltschonend realisieren, indem Sendungen gebündelt und Routen optimiert werden. Setzt der Hybridpost-Anbieter zusätzlich etwa auf Recyclingpapier und/oder kompensiert CO₂-Emissionen, reduziert sich der Einfluss des Postversands auf die Umwelt weiter.